Clavus.io

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

CLAVUS est une application web de type SaaS, accessible à l’adresse www.clavus.io, exploitée par scriptor-artis, société par actions simplifiée au capital de 40 000 euros, ayant son siège social situé au Château de Ranrouët, la hulottière, à Herbignac (44410), immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Saint-Nazaire sous le numéro d’identification 891403073 et dont le numéro de TVA intracommunautaire est FR32891403073X.

Les utilisateurs de clavus ont la possibilité d’accéder à différents services de communication centralisés. Cet accès leur est ouvert sous la responsabilité d’un client de scriptor-artis après conclusion d’un contrat de service et pour toute la durée de ce contrat sauf restriction particulière décidée par le client. Les coordonnées du responsable du traitement et délégué à la protection des données personnelles sont accessibles par l’utilisateur depuis le bouton « help » de l’interface générale de clavus une fois connecté avec les accès personnels ; il est également joignable à l’adresse mail mydata@clavus.fr

Être utilisateur de CLAVUS implique une collecte d’informations strictement contrôlée. scriptor-artis s’engage à protéger de manière prioritaire les données de chacun de ses utilisateurs. Pour répondre à cette exigence, scriptor-artis suit la politique de confidentialité présentée ci-après.

L’ensemble de ces informations sont traitées conformément à la présente Politique de Confidentialité et sont soumises aux Conditions Générales d’Utilisation de clavus.

1 Collecte d’informations

Pour profiter pleinement des services et fonctionnalités de clavus.io, les utilisateurs sont informés que la société scriptor-artis récolte différentes informations. L’inscription sur clavus.io implique que chaque utilisateur accepte expressément que ces informations soient collectées quel que soit le pays à partir duquel la connexion a lieu. La communication de ces informations par l’ utilisateur est une démarche entièrement volontaire. Cependant, conformément aux CGU de CLAVUS et à la politique de confidentialité présente, tout utilisateur a la possibilité à tout moment de s’opposer à la collecte d’informations, et ce, par la modification de ses paramètres personnels au sein de l’application clavus, ou en faisant la demande expresse de suppression de compte à la société scriptor-artis. Il est rappelé que le retrait de consentement n’est pas rétroactif.

Les informations sont collectées par la société scriptor-artis à différents moments et selon diverses méthodes :

Informations collectées

Pour devenir utilisateur, la communication d’informations personnelles est requise, telles que le nom, le prénom, l’email, le mot de passe et le cas échéant un numéro de téléphone. Sans ces informations, il n’est pas possible de créer un compte utilisateur. En aucun cas, ces informations ne sont accessibles aux autres utilisateurs inscrits à clavus.

Le cas échéant, lorsque le client constitue une entité morale ou un collectif de membres, l’utilisateur peut être amené à fournir des informations personnelles supplémentaires dans son profil d’utilisateur-membre, telles que son statut professionnel, ses hobbies, son statut familial, sa biographie, ou ses liens vers ses profils sociaux (LinkedIn, Facebook, Twitter, etc.). Ces informations peuvent alors être accessibles aux autres utilisateurs membres de l’interface dédié au client, et selon les cas aux utilisateurs invités si l’utilisateur partage des projets en commun.

Utilisation de l’application clavus.io

Lors de l’utilisation des services de clavus.io, les informations créées et échangées par les utilisateurs sont enregistrées automatiquement sur les serveurs de scriptor-artis. À titre d’exemple, scriptor-artis a connaissance de l’ensemble des informations de sessions de l’utilisateur, à savoir notamment : ses projets créés, ses données uploadées et téléchargées, ses lieux, dates et heures d’interventions, etc.

Fichiers journaux, adresse de protocole internet (IP) et informations concernant l’ordinateur, le mobile ou la tablette

Lorsque l’utilisateur se connecte à clavus, la société scriptor-artis rappelle qu’elle reçoit :

le lien du site depuis lequel il est arrivé et celui vers lequel il se dirige quand il quitte clavus ;
l’adresse de protocole internet (IP) ;
le cas échéant, certaines informations relatives au système d’exploitation de l’ordinateur de l’utilisateur ou son navigateur internet.
Cookies

scriptor-artis utilise des cookies. Pour rappel, les cookies sont des petits fichiers de données stockés sur le disque dur de l’ordinateur, du mobile ou de la tablette de l’utilisateur qui permettent son identification en tant qu’utilisateur lors de ses connexions à clavus. Les cookies évitent notamment de devoir saisir son mot de passe à chaque nouvelle connexion sur clavus. Il est toutefois possible de désactiver l’utilisation des cookies en modifiant ses préférences dans son navigateur internet. En revanche, scriptor-artis avertit l’utilisateur que dans ce cas, l’application est susceptible de rencontrer des dysfonctionnements ou de ne plus fonctionner.

Les différentes catégories de personnes impactées par la gestion des données personnelles sont: les salariés de scriptor-artis (employés et alternants), ainsi que les fournisseurs et sous-traitants.

2 Conservation des informations collectées

Une fois les informations collectées et stockées dans les serveurs de scriptor-artis ou de l’un de ses sous-traitants (notamment scaleway : siren : 433 115 904 rcs Paris – Siège social: 8 rue de la Ville l’Evêque, 75008 Paris) en vue de leur traitement dans le cadre de l’utilisation de clavus, elles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour le plein apport des services et fonctions offerts par CLAVUS au client, et pendant une durée de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la fin du contrat, pour une quelque raison que ce soit, liant la scriptor-artis au client.

L’utilisateur est invité à mettre à jour, par correction ou suppression, ses informations de profil présentes sur CLAVUS afin d’assurer le meilleur fonctionnement des services et fonctionnalités offerts.

Pour rappel, l’utilisateur demeure toujours propriétaire des informations le concernant communiquées sur clavus. En ce sens, il dispose, conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 et du Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016, d’un droit d’accès, de rectification, de limitation de traitement et/ou d’effacement de ses données à caractère personnel, ainsi que du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données. Pour exercer ses droits, l’utilisateur s’adresse au responsable de la protection des données via l’adresse mail mydata@clavus.fr ou par téléphone dont le numéro est accessible dans la console d’administration utilisateur.

L’utilisateur conserve le droit de déposer une réclamation pour atteinte à la protection de ses données à caractère personnel auprès de la CNIL.

3 Utilisation des informations collectées

Toutes les données à caractère personnel collectées selon une stricte nécessité permettent d’utiliser les différents services proposés sur clavus. Ces données sont transmises par les utilisateurs qui accepte de manière volontaire et expresse les CGU et la présente politique de confidentialité, et autorisant de ce fait la société scriptor-artis à traiter ces données. Pour rappel, scriptor-artis s’engage à ne pas vendre, ni louer, ni fournir ces données de quelque manière que ce soit, sauf dans les conditions décrites dans la présente Politique de Confidentialité et dans les CGU de clavus. Cependant, dans différentes hypothèses, scriptor-artis sera susceptible de divulguer ou partager les données à caractère personnel de l’utilisateur à des tiers, parmi lesquelles :

avec votre consentement explicite ou implicite ;
afin de se conformer à la loi, la règlementation en vigueur, à toute procédure judiciaire, aux décisions de justice ou à tout autre cas de divulgation obligatoire ;
pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de clavus, de ses membres ou du public ;
dans le cadre de la fourniture des différents services et fonctionnalités proposés par l’application clavus, mais uniquement lorsque cela est nécessaire à l’exécution de ses opérations et à la fourniture de ces services et fonctionnalités.

4 Rôle de Scriptor-Artis

Au sens du Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), scriptor-artis n’assume qu’un rôle de sous-traitant du client dans le cadre du traitement des données à caractère personnel.

En conséquence, et selon ce même règlement, seul le client détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.

Les données personnelles ne sont traitées par scriptor-artis ou toute autre personne agissant sous son autorité que sur instruction documentée du client, y compris en ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, à moins que scriptor-artis n’y soit obligée en vertu du droit de l’Union européenne ou le droit d’un État membre ; dans ce cas, scriptor-artis informe le client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une information pour des motifs importants d’intérêts publics.

5 Obligations de l’utilisateur

L’utilisateur de CLAVUS s’oblige à respecter les CGU, outre les obligations légales et réglementaires en vigueur.

Pour rappel, l’utilisateur est seul responsable de ces données personnelles ; un point de vigilance est donc donné concernant sa communication d’informations concernant son origine raciale ou ethnique, son orientation sexuelle, ses opinions politiques, ses croyances religieuses ou philosophiques, son adhésion à un syndicat ou toute information relative à sa santé.

6 Protection des mineurs et Principe de transparence

Afin de protéger les mineurs, l’utilisateur doit être âgé d’au moins 15 ans, âge minimum de consentement « numérique », et disposer de sa pleine capacité juridique.

Si un client en tant que personne morale prévoit de collecter des données appartenant à un mineur plus jeune que l’âge limite de 15 ans, le consentement du mineur doit être accordé par une personne pouvant exercer la « responsabilité parentale ». Le client est alors tenu de faire tous les efforts raisonnables pour prouver que la personne qui fournit ce consentement dispose réellement de la figure parentale.

Par ailleurs, en vertu de l’article 12 du RGPD, scriptor-artis s’engage à traiter les données en toute transparence et d’adresser de manière claire et simple les mentions d’informations adaptés à l’âge des mineurs.

7 Sécurité

Afin d’assurer la protection des informations personnelles des utilisateurs de clavus, scriptor-artis demande à l’utilisateur de protéger son compte par un mot de passe qu’il doit absolument tenir confidentiel.scriptor-artis s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables afin de protéger les données de ses utilisateurs contre toute perte, utilisation à mauvais escient et contre tout accès, divulgation, modification, vol et destruction non autorisée. Différentes procédures physiques et électroniques sont mises en place pour protéger les données personnelles, notamment :

par l’exigence donnée à l’ utilisateur de créer un mot de passe complexe comprenant des chiffres, des lettres et au moins 7 caractères,
par la double authentification opérée à partir de l’identification du terminal de l’utilisateur (adresse IP, adresse Mac, etc.),
et par le blocage du ou des comptes de l’utilisateur en cas de tentatives de connexion multiples.

L’utilisateur se doit en cas d’utilisation non autorisée de son compte ou de toute atteinte à la confidentialité et à la sécurité de ses moyens d’identification à clavus, d’en informer sans délai la société scriptor-artis via l’adresse mail mydata@clavus.fr ou via le numéro de téléphone dédié 0676952982.

8 Modification de la politique de confidentialité

Toujours dans le but d’offrir des services et fonctionnalités de qualité, et ce, dans le strict respect des données personnels de ses utilisateurs, scriptor-artis se réserve le droit de modifier, compléter ou remplacer les dispositions de la présente Politique de Confidentialité. En cas de modification importante, scriptor-artis s’engage à afficher sur CLAVUS une notification relative à la modification de sa Politique de Confidentialité.